Les résultats sont proclamés, les élus sont désignés, et il faut déjà siéger. La première réunion du CSE arrive souvent trop vite : les nouveaux élus découvrent l'instance, les anciens veulent avancer, et l'employeur propose un ordre du jour tout prêt. Or cette séance d'installation fixe des choix qui pèseront sur tout le mandat : qui rédige, qui signe, comment on se réunit, avec quels moyens. Cet article propose une trame complète pour préparer la première réunion du CSE et éviter les décisions prises dans la précipitation.
Qui convoque et dans quel délai
La convocation relève de l'employeur, qui préside le comité. Pour cette première séance, l'ordre du jour ne peut pas être établi conjointement avec un secrétaire qui n'existe pas encore : il est arrêté par le président, la désignation du secrétaire figurant nécessairement parmi les points inscrits. Les convocations doivent parvenir aux élus dans un délai leur permettant de préparer la séance.
Les désignations à effectuer
Plusieurs désignations structurent l'instance. Elles se font par vote des membres titulaires présents, à la majorité des voix, selon les modalités que le comité peut préciser dans son règlement intérieur.
- Le secrétaire, choisi parmi les titulaires : il co-établit l'ordre du jour et rédige les procès-verbaux.
- Le trésorier, lorsque le comité dispose de la personnalité civile : il gère les budgets et prépare les comptes.
- Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, désigné dans tous les comités.
- Le cas échéant, les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail et des autres commissions obligatoires.
- Les représentants du comité au conseil d'administration ou de surveillance lorsque la société y est soumise.
Prévoir des suppléances de fonction
Désigner un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint n'est pas toujours obligatoire, mais c'est une sécurité utile : absence prolongée, départ de l'entreprise, démission du mandat. Sans suppléance prévue, le comité peut se retrouver dans l'incapacité de valider un procès-verbal ou d'engager une dépense.
Le règlement intérieur du comité
Les comités dotés de la personnalité civile déterminent dans un règlement intérieur les modalités de leur fonctionnement. Ce document précise notamment le déroulement des réunions, les règles de vote, les délais de transmission des documents, la répartition des rôles au sein du bureau et les modalités de gestion des budgets.
Il ne peut pas imposer à l'employeur des obligations qui ne résultent pas de la loi sans son accord exprès. La première réunion est le bon moment pour décider d'engager sa rédaction ou sa révision, sans nécessairement l'adopter séance tenante.
Les moyens à sécuriser dès la première séance
- Le local du comité, son aménagement et son accès.
- Les modalités d'affichage et de communication vers les salariés.
- L'accès à la base de données économiques, sociales et environnementales et les habilitations associées.
- Les modalités de versement des budgets et l'ouverture ou la mise à jour des comptes bancaires.
- Le calendrier prévisionnel des réunions ordinaires et des consultations récurrentes.
- Les formations des élus, notamment en santé, sécurité et conditions de travail.
En cas de transition entre deux comités
Lorsque le comité succède à une instance précédente, la première réunion doit aussi traiter la reprise des dossiers : archives, comptes, engagements en cours, contrats de prestations, ouverture de la comptabilité. Ce sujet mérite un point distinct à l'ordre du jour, avec un inventaire écrit.
Le procès-verbal d'installation
Le procès-verbal de cette séance a une valeur particulière : il justifie les désignations auprès des tiers, notamment de la banque, des prestataires et de l'administration. Il doit donc mentionner clairement le résultat de chaque vote, le nom et la qualité des personnes désignées, ainsi que la durée de leurs fonctions. Un comité qui souhaite fiabiliser ses comptes rendus peut confier la rédaction des procès-verbaux du CSE à un rédacteur extérieur, l'adoption restant du ressort des élus.
Checklist des élus avant la séance
- Relire la convocation et l'ordre du jour proposé, et demander l'ajout des points manquants.
- Se concerter entre élus en amont, hors présence de l'employeur, sur les désignations.
- Préparer la liste des moyens à demander, avec les références juridiques correspondantes.
- Identifier les échéances de consultation des douze prochains mois.
- Prévoir qui prend des notes pour la rédaction du procès-verbal.
En conclusion
La première réunion du CSE n'est pas une formalité de mise en route : elle installe les rôles, les moyens et le rythme du mandat. Une séance préparée collectivement, avec un ordre du jour complet et un procès-verbal précis, épargne au comité des mois de tâtonnements. Les élus qui souhaitent être guidés pas à pas lors de cette phase d'installation peuvent solliciter l'assistance juridique du CSE et faire relire leurs premiers documents avant diffusion.
Questions fréquentes
Qui fixe l'ordre du jour de la première réunion du CSE ?
Le principe de l'ordre du jour établi conjointement suppose un secrétaire en fonction. Pour la séance d'installation, l'employeur arrête l'ordre du jour, en y inscrivant nécessairement les désignations à effectuer. Les élus peuvent demander par écrit l'ajout de points, notamment ceux relatifs aux moyens du comité.
Le secrétaire du CSE doit-il être un élu titulaire ?
Oui, le secrétaire est désigné parmi les membres titulaires de la délégation du personnel. Un suppléant ne peut donc pas occuper cette fonction de façon permanente, même s'il assiste régulièrement aux réunions. Le comité peut en revanche désigner un secrétaire adjoint pour assurer la continuité en cas d'absence.
Faut-il désigner un référent harcèlement dans tous les CSE ?
Oui. Tous les comités, quelle que soit la taille de l'entreprise, désignent parmi leurs membres un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, pour une durée alignée sur celle du mandat. Cette désignation doit apparaître au procès-verbal et être portée à la connaissance des salariés.
Le CSE peut-il se réunir sans l'employeur ?
Les réunions plénières sont présidées par l'employeur. Rien n'interdit toutefois aux élus de se réunir entre eux pour préparer une séance, à condition d'utiliser leurs heures de délégation ou un temps prévu par accord. Ces réunions préparatoires ne produisent pas d'avis mais permettent d'arriver en séance avec une position construite.
Quand ouvrir le compte bancaire du CSE ?
Dès la première réunion pour les comités disposant de la personnalité civile, ou lors de la reprise des comptes existants en cas de succession d'instance. La banque demandera le procès-verbal de désignation du trésorier et, souvent, un extrait du règlement intérieur précisant les modalités de signature des dépenses.